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忘年会の案内メールの基本、もうこれで迷わない!

更新日:

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今年も終わりに近付き、忘年会シーズンがもうそろそろやってきますね。

もう今頃は日時や場所を決めたりし始めてる方もいるのではないでしょうか。
今回は忘年会の幹事の方の役に少しでも立てるよう、忘年会の案内メールについて基本的なマナーや文例についてまとめてみました。

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幹事が忘年会の案内メールを出す時の基本マナーは?

忘年会の日時や場所が決まったら、皆さんに案内を出さないといけませんよね。その時に気をつけることがいくつかあります。

「内容は簡潔に」
件名と本文は分かりやすく簡潔に書くようにしましょう。会社の人との忘年会の場合は、文面に絵文字や顔文字を使用するのは控えましょう。

「挨拶の言葉を忘れずに」
メール本文の最初には「お世話になっております」や「ご無沙汰しております」などの挨拶の文章を入れるようにしましょう。

なお、この時に目上の人に案内メールを送る時には「ご苦労様です」など目上の人に使うと失礼にあたる言葉もあるので気をつけましょうね。「お疲れ様です」はOKです。

忘年会に参加するメンバーによっては多少砕けた文面になるのはOKですが、最低限、簡潔な文章にするなど基本的なマナーは心掛けるようにしましょう。

また、日時や場所などの必要事項は記載漏れのないよう十分注意にしてくださいね。
お店の場所、又は集合場所の地図も付けるとより親切になります。

ただの忘年会案内と侮ってはいけません。会社関連の忘年会の場合は案内メールであなたの仕事ぶりを判断されることもあります。

簡潔でわかりやすく、地図などを入れた気の利いたメールであなたの印象をアップさせましょう!

忘年会の案内メールを受け取った時の返信の仕方

逆に、自分が忘年会の案内メールを受け取った場合、どのように返信をすれば良いのでしょうか?まずは、忘年会に出席する場合の返信についてです。

出席する場合は、出席する旨と連絡をくれたことへのお礼、幹事の方へのねぎらいの言葉を添えて返信しましょう。会社での忘年会の場合は、最後に部署名と名前も添えてくださいね。

欠席する場合の返信も、欠席すること、連絡へのお礼、幹事の方へのねぎらいの言葉は入れるようにしてください。

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欠席するのを伝える時には、例えば「ぜひ参加したいところなのですが、どうしても都合がつきませんでした。残念ですが、参加は辞退します。」や「その日は〇〇があり、どうしても出席できません。出席された方々によろしくお伝えください。」と書けば大丈夫です。

最後に、「また機会がありましたら、ぜひお声をかけてください。」と添えるとなお良いでしょう。

また、幹事さんへのねぎらいの言葉があるだけで感じが良くなりますし、受け取る側も嬉しくなるので、ぜひ一言添えるようにしてくださいね。

忘年会の案内メール、魅力的な文例集

最後に、忘年会の案内メールの例文(ビジネス用)をご紹介します。

返信がメールアドレスや名字だけでも誰かを把握できる場合は、これぐらいが簡潔でわかりやすいですね。

毎日お仕事お疲れ様です。
今年も残すところあとわずかとなりました。
早速ですが、恒例の忘年会の日時が下記の通り決まりましたのでご連絡申し上げます。
今回の幹事は〇〇が行いますのでよろしくお願いします。
1.日時:◯月◯日◯時~
2.場所:◯◯ 地図URL******
3.参加費:◯◯円
当日は豪華賞品(はずれなし)の当たるゲームなども用意しております。原則全員参加となっておりますので、よろしくお願いします。
当日の出欠については、このメールの返信にて、◯月◯日までに ◯◯あてにお知らせください。件名を変えずにそのまま返信をお願いします。

「参加します」だけの返信だと、人が多すぎてメールアドレスとの照合が大変な時は、名前も書いてもらうようなフォームにしましょう。

今年も残すところあとわずかとなりました。
皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
また、平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
早速ではございますが、このたび親睦と交流を兼ねた忘年会を下記の通り企画いたしました。
日頃なかなか一同に会する機会もございませんので、諸事厳しい折りではございますが、皆様のご参加をお待ちしております。
======================
1.日時:◯月◯日(◯曜日) ◯時〜
2.場所:◯◯ 地図URL******
3.会費:◯◯円
======================
出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は当日集金します。よろしくお願いします。
【出欠連絡欄】
あてはまるほうに◯をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ]

まとめ

今回は忘年会の案内メールについて、ビジネス用中心にご紹介しました。ぜひ参考にしてみてくださいね。

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