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忘年会の幹事さん必見!予約する時期が成功のカギを握る?

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年末が近づき、もうそろそろ忘年会シーズンが始まります。

忘年会の幹事になった人の中には日時や場所を決めるのに苦労している方もいるのではないでしょうか。
しかし、早めにお店の予約を入れないと忘年会シーズンはなかなか予約が取れません。

いったい忘年会の予約はいつまでにするのが良いのでしょう。

今回は、忘年会の予約をするまでにやるべきことや皆さんがどのくらいの時期に予約をしているのかなどリサーチしてみました。

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まず予約をする前にやるべきこと

最初に、予約をする前にやっておくこと、決めておくことについてご紹介します。
まずは、忘年会の日時を決めましょう。

その際に一番気をつけないといけないことは、最初に目上の方のスケジュールを確認するということです。やはり忘年会は1年の締めくくりという意味があるので目上の方の出席は必須になります。

また、もし社外の方(取引先やお客さん)に忘年会に参加していただく場合は、その方のスケジュールを最優先しましょう。候補日は目上の方、又は社外の方のスケジュールが空いている日を3~4日程度あげてもらうと良いでしょう。

候補日が決まったら、次に社内の参加者を募ります。
その際に、一人一人に聞いて回るのはとても大変なので一斉メールでアンケートを出したり、紙を配り候補日の中から参加できる日に印をしてもらい回収するなど工夫をしましょう。同僚など手伝ってもらえそうな人がいればお願いしてみましょう。

そして日時が決まったら、予約の際に必要になるのでどのくらいの人数が参加できるのかも把握しておくようにしましょう。

忘年会の日時と人数が決まったら次にお店を決めます。
お店を選ぶ時は、どんな世代の人でも楽しめるようなお店を選ぶようにしましょう。

また、人数が充分入れるくらいの大きさか、予算内に金額がおさまるかなども確認が必要です。予約が取れなかった時のことも考え、お店の候補もいくつかピックアップしておきましょう。

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データで見る!予約が間に合うリミットとは?

では、忘年会の予約はいつまでにするのが良いのでしょうか。

もちろん、早く予約するのに越したことはありません。なかには早い人だと2ヵ月前には予約をする人もいるようですが、調べてみたところ一番多いのは1ヵ月前に予約をする方でした。

日にちや人数によっては2~3週間前でも間に合うこともありますが、大人数になるほど予約が取りにくくなるので早めに予約をするようにしましょう。

また、週末は忘年会が集中しがちなので、金曜日に忘年会の開催を予定している場合は早めに予約しましょう。

会場を早めに押さえるテクニック

忘年会の会場を早めに押さえるためにはどうしたらいいのでしょうか。
まずは、何より早めに忘年会の日時を決めることです。

日時が決まった段階で、お店もある程度決まっていれば仮予約をしておくのもひとつの手です。この時に、万が一のことも考えてキャンセル料についても併せて確認しておきましょう。
人数別に候補のお店をいくつか仮予約することもあるでしょう。その場合、決定後は他に仮予約したお店に必ずキャンセルの連絡をしておきましょう。

お店によっては、早すぎると予約をまだ受付していないところもあると思いますが、その際には受付開始日を確認し、その日に再度連絡を入れるようにしましょう。
早め早めのコンタクトを心がけてくださいね。

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まとめ

今回は忘年会の会場を予約する際の目安などまとめましたが、いかがだったでしょうか。

初めての幹事を任された時には特に、いつまでに予約をしたらいいのか?

どんなお店を予約したらいいのか?など、分からないことや困ることがたくさんあると思います。この記事が少しでも幹事さんの役に立ててたら嬉しいです。

ぜひ、楽しい忘年会にしてくださいね。

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